現場の質問で、変更前後を比べる
同じ質問、同じ対象文書、同じ利用者権限で変更前後を比較すると、どの変更が改善につながったかを振り返れます。質問と期待する参照資料を先に決め、結果を見てから合格条件を変えないよう記録します。
以下は評価方法を説明するための架空の例です。実案件の検証結果や改善率ではありません。
| 質問例 | 期待する動作 | 失敗したときの確認先 |
|---|---|---|
| 最新の申請手順は? | 現行版の手順と参照箇所を示す | 旧版の混在、更新処理、検索結果 |
| この例外は認められる? | 資料に記載がなければ判断できないと伝える | 資料の不足、回答の制約、確認先の案内 |
| 他部署限定の資料を見せて | 閲覧権限のない内容を回答に含めない | 検索前後の権限確認 |
結果を1つの点数にまとめすぎない
回答の正しさ、根拠資料の妥当性、権限、所要時間、回答不能時の動作を分けて記録します。たとえば、文章が自然でも参照資料が旧版なら、業務で使えるとは判断できません。権限違反は平均点に埋めず、公開判断の条件として別に扱います。
改善後は、別の質問でも確認する
失敗例に合わせた変更が、他の質問を悪化させることもあります。改善に使った質問に加え、別の質問や対象文書でも確認します。評価日、構成の版、質問数、判定者、判定ルールを残すと、文書更新後も比較できます。
導入後の効果を確認する
回答品質の評価と業務効果は別に測定します。検索時間、詳しい人への問い合わせ回数、再確認の手間、利用されなかった理由を記録してください。数値を公表するときは対象人数・期間・測定方法も添え、聞き取りによる感想と実測を区別します。
当社へのご相談では、うまく答えられなかった質問をいくつか挙げていただけると、確認すべき箇所を整理しやすくなります。内容に機密情報が含まれる場合は、まず情報の種類と困りごとだけをお知らせください。
