「外部に出ない」の範囲を具体的にする
社内向けの画面であっても、回答生成などで外部サービスを使う構成があります。「社内利用」「クラウド上で保存」「学習に使わない」「外部へ送信しない」は、確認する対象が異なります。提案時には、データがどこからどこへ移動するかを項目ごとに確認してください。
これは構成を確認するための資料です。特定の製品の現行規約や、既存案件の通信・保存条件を保証するものではありません。
| 対象 | 確認すること |
|---|---|
| 元の文書 | 保存場所、対象文書、読み込まない情報、削除方法 |
| 検索用データ | 文書から抽出する情報、保存先、更新・削除の反映 |
| 質問と参照文書 | APIへ送る範囲、送信先、送信する必要性 |
| 回答とログ | 記録内容、保存期間、閲覧者、削除方法 |
| サービス側の取扱い | 適用される契約・設定・学習利用・保持条件の確認日 |
| 利用者の権限 | 誰がどの文書を参照できるか、退職・異動時の変更 |
図にするときは、通信ごとに記入する
「利用者 → 社内アプリ → 検索基盤 → 回答生成サービス → 利用者」をたたき台に、実際の構成へ書き換えます。各矢印に送信する情報を、各保存先に保持期間と管理者を書きます。保存先だけでなく、処理の途中で送る情報も確認してください。
初回相談での共有範囲
最初は文書の種類、件数の概数、現在の保存先、権限の分かれ方が分かれば構いません。実データの共有は、対象範囲と共有方法を相談してから進めます。当社のRAGサービスでは、NDA締結の上、扱う文書の範囲と保存場所・学習に使われない構成を設計段階で確定する方針を案内しています。