うまく答えられない質問から確認する
利用者が実際に聞きたい質問と、答えの根拠になる文書を並べます。必要な資料がない、検索で見つからない、見つかっても回答が違う、使う場所が分からない、といった問題を分けて記録すると、改善する箇所を絞れます。
文書を増やす前に、版と権限と更新を確認する
古い資料や重複をそのまま追加すると、正しい参照先の判別が難しくなります。正しい版を決める担当者、更新・削除の反映方法、部署ごとの閲覧範囲を確認します。利用されない理由は、回答精度だけでなく日常業務への入り口や再確認の負担も含めて聞き取ります。
検討の進め方の例
次は説明用の架空の例で、当社の導入実績ではありません。
最新の申請方法を答えられない場合、生成文だけを直す前に、検索結果が旧版を参照していないか確認します。
社内で確認したい項目
- 利用者／質問する場面
- 困っている質問例と期待する答え
- 根拠文書／版／現在の保存先
- 資料不足／検索失敗／回答誤り／利用導線の問題
- 閲覧権限と外部送信の制約
- 更新・削除の担当と反映方法
- 評価する質問と合格条件／未測定の項目
関連する確認事項はこちらのガイドで整理できます。
相談の前に全部決める必要はありません
困っている業務と、いま分かっていることだけでご相談いただけます。数値を測れていない項目は「未測定」、分からない項目は「未確認」で構いません。費用・対応範囲・保守条件は、ご相談とお見積もり・契約で確認します。