まず、手間が集まっている業務を1つ選ぶ
すべての業務を洗い出す必要はありません。転記・確認・探す・待つといった手間が集まっている業務を1〜2つ選び、誰が何をして誰に渡しているかを書き出します。担当者の頭の中にしかない手順や、人が判断している例外もここで拾います。
効果は時間と費用を分けて書く
減らせる時間は「1回あたりの作業時間の差 × 実際の回数 × 関わる人数」で、1か月あたりに直します。かかる費用は初期費用と継続費用に分け、金額が分からない項目は0円にせず「未確認」とします。引き継ぎやすさなど数字にしにくい効果は、別の欄に書き出します。
打ち手は3つを並べてから選ぶ
作る・既製ツールで済ませる・今はやらない、の3つを同じ物差しで比べます。最初から「作る」前提にしないことで、作らない結論も根拠を持って選べます。見送る場合は、理由と見直す時期を残しておきます。
検討の進め方の例
次は検討例で、当社の導入実績ではありません。自社の業務に置き換えて確認してください。
毎月の集計に時間がかかっている場合、まず1〜2週間、作業にかかった時間と手戻りの回数を記録します。そのうえで、既製ツールの設定変更で足りるのか、作る必要があるのかを比べます。
社内で確認したい項目
- 困っている業務の名前と関わっている人数
- 業務の流れと、手間がかかっている箇所
- 頻度と量（未測定は未測定）
- 例外と、人が判断している箇所
- いま使っている道具とそれぞれの役割
- 「うまくいった」と言える状態
- 社外に出せない情報と、その範囲
関連する確認事項はこちらのガイドで整理できます。
相談の前に全部決める必要はありません
困っている業務と、いま分かっていることだけでご相談いただけます。数値を測れていない項目は「未測定」、分からない項目は「未確認」で構いません。費用・対応範囲は、ご相談とお見積もりで確認します。