社内ナレッジの資産化は、まず存在する資料の正本・版・担当を整理するところから始めます。AI検索を追加する前に、古い情報や未承認メモを区別すると、検索結果を業務で判断しやすくなります。
2026年9月7日時点の情報です。
このページで扱うのは既存資料の整理
文書化されていない経験を聞き出す方法は暗黙知の記録方法、Botの構築判断は導入チェックリストで扱います。ここでは、すでにある文書を使える形へ整理します。
同じ名前の資料が複数ある場合
架空例として、「製品Aの保守手順」が共有フォルダ、メール、担当者PCにある状態を考えます。更新日時だけで最新版を決めると、コピーした日を更新日と取り違える場合があります。承認者、適用日、対象製品の版を確認します。
| 項目 | 記録する内容 |
|---|---|
| 正本 | 採用するファイルと管理場所 |
| 状態 | 承認済み、作成中、廃止 |
| 適用条件 | 製品、型番、拠点、契約等 |
| 権限 | 参照してよい部署・担当 |
| 更新 | 責任者、更新の契機、旧版の扱い |
分類は質問から考える
フォルダを細かく分けるだけでなく、「どの型番に使えるか」「誰が承認したか」「過去の例か現行手順か」という質問に答えられる項目を付けます。AIに分類候補を作らせても、業務上の意味と公開範囲は担当者が確認します。
検索方法は複数ある
既存の全文検索、FAQ、SaaSのコネクタ、専用RAGを比較します。汎用チャットでも契約や接続機能によって社内情報を参照できる場合があるため、一律に不可能とは扱いません。どの方法でも、権限と更新が反映されることを確認します。
運用で残す記録
見つからなかった質問を、資料不足、分類不足、検索の問題に分けます。資料がない問題をモデル変更だけで解決しようとせず、担当者へ戻す流れを用意します。廃止した文書が検索候補から外れることも確認対象です。
よくある質問
Q. 資料を全部AIへ取り込めば資産化できますか？
正本、版、適用条件、権限が不明なままだと、誤った資料を使う可能性が残ります。まず対象を絞って整理します。
Q. 新しいRAGを必ず作る必要がありますか？
ありません。既存検索や利用中のSaaSで目的を満たす場合もあります。必要な質問で比較します。
自社の状況を整理して相談する
まず、正本、承認状態、適用条件、旧版、文書の更新担当を書き出してください。この記事に合う検討シートとAI相談用プロンプトで、未確認の項目を残したまま整理できます。シートを完成させる前でも、お気軽にご相談いただけます。
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