社内ナレッジBotを導入する前に、対象文書、よくある質問、閲覧権限、更新担当を確認します。質問に答えるだけで目的を満たすなら、その範囲で始め、書類作成や業務の自動実行は別に判断します。
2026年9月7日時点の情報です。
文書を集める前に質問を集める
「何でも聞けるBot」を目標にすると、対象と合格条件が広がります。担当者へ聞いている質問、探すのに時間がかかる資料、回答に迷う例を集めます。質問と参照先が対応しているかを確認してください。
文書棚卸しの記入例
| 文書 | 正本と版 | 見てよい人 | 更新担当 | 検索対象の判断 |
|---|---|---|---|---|
| 現行の出張規程 | 承認済みの現行版 | 対象社員 | 総務 | 対象候補 |
| 過去の出張規程 | 旧版と表示 | 履歴確認の担当 | 総務 | 現行と区別 |
| 顧客別見積資料 | 案件単位 | 担当部署 | 営業 | 権限を確認して判断 |
| 作成中のメモ | 未承認 | 作成者 | 未定 | 公開範囲が決まるまで保留 |
上表は説明用です。実データをAIへ送信する前に、保存・推論・ログの条件を確認します。
FAQ・既存検索・RAGの使い分け
質問が限定され、回答が定型ならFAQを整理する方法があります。文書名や製品コードで探せるなら既存検索の改善も候補です。複数資料から根拠を探す必要があるなら、RAGを評価します。汎用チャットのコネクタや既製サービスも、契約と権限が合うか比較できます。
導入前に合意する動作
根拠がないときに質問を返すか、担当者へ案内するかを決めます。古い文書と現行文書がある場合、閲覧権限がない場合、更新直後の場合も試します。RAG評価シートを使うと、期待結果と判定を残せます。
運用を続ける条件
質問ログから文書の不足を見つけ、更新担当へ戻す流れを用意します。すべての質問文を無期限に保存する前提にせず、必要な記録、権限、保存期間を決めます。Botの機能を広げる前に、現在の質問に役立っているかを確認します。
よくある質問
Q. FAQだけでは不十分ですか？
質問が限定されているならFAQだけで十分な場合があります。RAGや自動作成への拡張を必須としません。
Q. 文書が整理されていなくても相談できますか？
できます。正本、旧版、担当者不明の文書を分ける棚卸しから始められます。
自社の状況を整理して相談する
まず、対象文書、よくある質問、現行版、閲覧権限、更新担当を書き出してください。この記事に合う検討シートとAI相談用プロンプトで、未確認の項目を残したまま整理できます。シートを完成させる前でも、お気軽にご相談いただけます。
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